Privatpersonen stellen sich gerade zu Jahresanfang die Frage nach Aufbewahrungsfristen: Welche Belege können weggeworfen werden können, für welche hat man privat noch Aufbewahrungspflichten, etwa Verträge, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge?
Fristen sind vor allem wichtig wegen der Verjährung. Verjährung bedeutet, dass ein Rechtsanspruch nicht mehr durchgesetzt werden kann. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt zum Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Ende 2021 sind somit Ansprüche verjährt, die 2018 entstanden sind. Oder anders ausgedrückt: Die Belege dazu können 2022 weggeworfen werden – wegen der regelmäßigen Verjährung kann man jedenfalls keine Ansprüche mehr durchsetzen – es sei denn die Verjährung wurde gehemmt.
Aber gehen wir die typischen Belege einer Privatpersonen mal der Reihe nach durch.
Kontoauszüge
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen und anderen Bankbelegen gibt es für Privatpersonen anders als für Firmen nur in Ausnahmefällen. So besteht bei positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren.
Erlass des Bundesfinanzministerium zu elektronischen Kontoauszügen
Eine häufig gestellte Frage ist, ob Kontoauszüge als PDF im Ernstfall genauso als Zahlungsnachweis gelten. Das Bundesfinanzministerium hat den Finanzämtern hierzu schon im März 2006 eine klare Anweisung erteilt (IVA7 – S 0317 – 4/05): Wenn ein Steuerpflichtiger einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt.
Kassenbeleg bei Privatkauf
Beim Kauf von Neuwaren, etwa Möbel, Schuhe, Kleidungsstücke, Kameras oder Fernsehgeräte, so genannten Verbrauchsgütern, beträgt die Gewährleistungsfrist zwei Jahre ab Übergabe. Im Falle eines Mangels benötigt man zur Reklamation einen geeigneten Nachweis darüber, wann und wo die Sache gekauft wurde, am besten einen Kassenbon. Deshalb sind in diesem Fall die Belege mindestens jene zwei Jahre aufzubewahren. Sofern der Hausrat in einer Hausratversicherung ist, sollten die Belege über die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden.
Kassenbons am besten für Aufbewahrung kopieren
Oftmals sind Kassenbons auf Thermopapier gedruckt, das in der Regel sehr schnell verblasst. „Deshalb besser eine haltbare Kopie dieser Belege anfertigen“, rät Marion Schmidt von der Verbraucherzentrale Sachsen. Auch beim Kauf im Internet sollten online geschickte Rechnungen gut gespeichert oder am besten ausgedruckt werden.
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Handwerkerrechnungen: Wichtige gesetzliche Aufbewahrungsfrist
Bei Handwerker-Rechnungen gilt ebenfalls die allgemeine Verjährungsfrist. Diese sind also mindestens 3 Jahre aufzuheben. Für Eigentümer gilt, dass alle Handwerkerrechnungen, die Leistungen beinhalten, die mit dem Bauwerk verbunden sind, 5 Jahre sicherzustellen sind. Bei Bauwerken gilt eine 5-jährige Verjährung.
Dabei geht es aber nicht um die Finanzen des Kunden, sondern der Fiskus will im Bedarfsfall kontrollieren können, ob ein Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Die Frist beginnt zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu laufen.
Auftraggeber von Handwerkerleistungen an Haus oder Grundstück sind beispielsweise nach § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes sind deshalb verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Bestimmung betrifft seit 2004 alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Das dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit.
Versicherungsscheine unbedingt behalten
Policen von Versicherungen (Versicherungsscheine), die noch laufen, sind ohnehin abzuheften. Wichtig ist, den Versicherungsschein, die Versicherungsbedingungen und Nachträge aufzubewahren. Das Gleiche gilt für Rentenauskünfte und Sozialversicherungsnachweise.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen (Übersicht) als Tabelle
Diese Tabelle gibt einen Überblick zu üblichen Aufbewahrungsfristen und Empfehlungen, wie lange Dokumente wie Rechnungen oder Kontoauszüge aufbewahrt werden sollten.
Tabelle: ARAG