Ab 2014 gelten neue steuerliche Regeln für Dienstreise und die damit verbundenen Reisekosten. Auch die Verpflegungspauschale wird 2014 neu geregelt. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) erläutert die Änderungen.
Die Formulierung „regelmäßige Arbeitsstätte“ wird 2014 durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Was ist das? Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Dies kann im Gegensatz zur bisherigen Dienstreise-Regelung auch die Betriebsstätte eines Kunden sein.
Welcher Ort die erste Tätigkeitsstätte ist, bestimmt der Arbeitgeber. Er sollte die steuerlichen Konsequenzen im Blick behalten. Denn Fahrten vom Wohnsitz zur ersten Tätigkeitsstätte sind keine Dienstreise. Konsequenz: Die Finanzbehörden erkennen nur die Entfernungspauschale in der persönlichen Einkommensteuererklärung an. Für alle Dienstreisen hingegen können Steuerzahler weiterhin als Reisekosten die tatsächlich gefahrenen Kilometer sowie den Verpflegungsmehraufwand abrechnen.
Verpflegungspauschale 2014: Nur noch zweistufige Staffelung mit 12 und 14 Euro
„Gerade für Arbeitnehmer mit wechselnden Tätigkeitsstätten oder mit häufiger Fahrtätigkeit sollten Unternehmen eindeutige schriftliche Regelungen treffen“, empfiehlt BVBC-Expertin Christel Fries. Sie können oft höhere Kosten geltend machen. Fährt etwa ein Monteur vom Betrieb zu den Baustellen, kann er nur die niedrigen Entfernungspauschalen ansetzen. Fährt er hingegen von der Wohnung direkt zu den Baustellen, können die Fahrtkosten nach den tatsächlichen Kilometern abgerechnet werden. Für Dienstwagenfahrer sind die Neuregelungen 2014 ebenfalls vorteilhaft: Sie müssen künftig nur noch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte als geldwerten Vorteil versteuern. Alle weiteren Geschäftsfahrten etwa zu anderen Filialen des Unternehmens bleiben steuerfrei.
Das neue Reisekostenrecht sieht zudem veränderte Verpflegungspauschalen vor. Statt der bisherigen dreistufigen Staffelung (6/12/24 Euro) wird eine zweistufige Staffelung eingeführt (12/24 Euro). Die Kernpunkte: Ab acht Stunden Abwesenheit gewährt der Fiskus schon eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro. Für ganztägige Reisen gilt weiterhin eine Verpflegungspauschale von 24 Euro. Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung wird für den An- und Abreisetag je eine Pauschale von 12 Euro gewährt, unabhängig davon, wann Reisende losfahren oder ankommen.